Wie ons een beetje kent, weet dat wij geen voorstander zijn van klassikale trainingen als het gaat om leren werken met bedrijfsapplicaties. Los van de tijd die klassikale training medewerkers kost, blijft er simpelweg te weinig kennis hangen. En wat doe je dan al ploeterend met nieuwe software als er niemand in de buurt is die je direct kan helpen? Precies. Dan doe je het op je eigen manier en dat is zelden de juiste.
Intuïtieve software
Als iedereen in de organisatie dat doet, weet al snel niemand meer precies hoe het zit. Iedereen leert een eigen weg maar is dat wel de juiste? Hoe moet het dan wel? Als je veel software-ontwikkelaars mag geloven, dan is dit probleem trouwens al min of meer opgelost. Zij maken namelijk zogenoemde intuïtieve software. Die is zo ontworpen dat gebruikers er spelenderwijs in no time mee overweg kunnen. Rondneuzend in de App of Play Store klopt dat ook wel, want je moet wel een enorme stuntel zijn wil je het gros van die consumentenappjes niet snel onder de knie hebben.
Complexe bedrijfssoftware
Dat is echter heel andere koek dan de vaak complexe bedrijfssoftware die boordevol functionaliteiten zit. En zolang die software en IT-systemen niet volgepropt zijn met Artificial Intelligence en/of Virtual, Augmented of Mixed Reality moeten gebruikers toch echt serieus aan de slag om inzicht te krijgen in de structuur van een bedrijfstoepassing en écht te begrijpen wat men aan het doen is.
‘Onderzoekers’, ‘volgers’ en ‘theoretici’
Een extra complicerende factor bij het omarmen van nieuwe bedrijfssoftware is het feit dat medewerkers nou eenmaal verschillend omgaan met hun informatiebehoefte. Zo zullen de ‘onderzoekers’ onder jouw collega’s al lezend en wellicht experimenterend nog relatief ver komen. En dat zonder een werkbeschrijving te raadplegen of een training te volgen. Deze groep is in de regel heel behulpzaam en als snel bereid om de groep ‘volgers’ in jouw organisatie op weg te helpen. Of dit ook de juiste weg is, is zeer de vraag. Met een beetje pech vervliegt daar je laatste hoop dat een eerder gegeven training een goede investering was.
Onjuiste dossiervorming
En dan heb je vaak nog een groep ‘theoretici’ die überhaupt geen vin, of in dit geval vinger, verroeren voordat ze volledig overtuigd zijn dat het de juiste koers is. Dit mag dan de adoptie van een verkeerde werkwijze voorkomen, maar bevordert de juiste adoptie evenmin. Helaas vangen lang niet alle softwaresystemen een foute werkwijze op. Als medewerkers maar ‘gewoon’ doorgaan op hun eigen manier, dan kan dat bijvoorbeeld leiden tot onjuiste dossiervorming. Daar zit niemand op te wachten en al helemaal niet in de gezondheidszorg aangezien incomplete of onjuiste dossiers niet declarabel zijn bij de verzekeraar.
Met behulp van digitale adoptietools heb je hier allemaal geen last van. Medewerkers hebben met deze vorm van online werkplekleren namelijk alle middelen voor het grijpen om zelfstandig problemen op te lossen en verder te komen. Denk aan tools als walkthroughs, simulaties, workflowbegeleiding, FAQ, instructievideo’s en tutorials. Dat werkt in de praktijk minstens zo snel als vragen aan een collega, maar wel met de zekerheid dat de gewenste uniforme werkwijze door iedereen wordt gevolgd. De juiste weg naar Rome dus. Die zorgt namelijk voor rust bij medewerkers en helpt bij het bereiken van het gewenste doel van de bedrijfsapplicatie.
Meer weten over de mogelijkheden van digitale adoptie in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. Of vraag een demo aan.