Bedrijven en organisaties hebben de afgelopen jaren flink in de buidel getast voor state-of-the art IT-systemen en bedrijfsapplicaties. De gedroomde omzetplus en efficiencyverbetering blijven echter vaak uit. Onvoldoende draagvlak en haperende gebruikersadoptie zijn hiervan vaak de oorzaak. Daar kun je dus niet vroeg genoeg mee beginnen. Maar hoe organiseer je dit goed en efficiënt?
ICT is van iedereen
Wat veel organisaties over het hoofd zien, is het feit dat ICT zo’n beetje het enige bedrijfsmiddel is waar iedereen dagelijks mee te maken heeft. Werken met digitale middelen en technologie is dus zeer bepalend voor de motivatie en werkplezier van medewerkers. Idealiter betrek je medewerkers daarom al vér voor de implementatie bij het transformatietraject, bij voorkeur zelfs in de besluitvorming. Om die reden nemen steeds meer bedrijven werknemers mee in een werk- of stuurgroep. Deze ‘key-users’ vormen als kernteam de spil tussen het project en de medewerkers. Op die manier worden medewerkers betrokken en is het ‘waarom’ en waarheen’ voor iedereen van meet af aan duidelijk. Maar dan nog, dat is in het voortraject. Eenmaal live kunnen deze key-users niet iedereen persoonlijk ondersteunen tijdens het werk.
What’s in it for me?
Succesvolle organisaties hebben veel oog voor hoe goed medewerkers mee kunnen met de verandering of aanpassing, de mate van adoptie. Het tempo en de mate waarin die adoptie plaatsvindt verschilt per organisatie en is onder meer afhankelijk van de branche, de heersende cultuur en bijvoorbeeld de leeftijdsopbouw en (digitale) vaardigheden. Een belangrijke uitdaging voor managers in dit kader is het matchen van hun eigen (leer)behoeftes en die van hun medewerkers. De vraag ‘what’s in it for me?’ is dus een hele belangrijke.
Verschillende leerbehoeftes
Ook wanneer een systeem of bedrijfsapplicatie eenmaal geïmplementeerd is, blijken de leerbehoeftes niet overeen te komen. In de regel hebben medewerkers vooral behoefte aan opleiding/ training en tools. Managers vinden het toepassen van technologie en zaken als capaciteit en budget het belangrijkst. Maar technologie toepassen kan pas wanneer medewerkers zich die eigen gemaakt hebben. Dat gaat ook verder dan eenmalig iets nieuws leren. Het gaat er immers ook om dat kennis niet verwatert, dat er ruimte is voor verdieping en dat aanpassingen of veranderingen die later ontstaan ook worden geleerd en juist worden toegepast. We noemen dit de ‘moments of need’.
Zelfvertrouwen faciliteren
Van klassikale trainingen is aangetoond dat deze verre van effectief én vooral héél kostbaar zijn. Er bestaat echter nog wel eens wat angst dat medewerkers digitale adoptie via werkplekleren als onpersoonlijk ervaren. Toch blijkt na implementatie van ons eigen Digitale Adoptie Platform dat deze weerstand snel wordt overwonnen. Leren op het moment dat je iets nodig hebt, wordt dan juist als heel efficiënt ervaren. Wat levert dit op?
Dromen komen uit
Het resultaat is meer tevreden, gemotiveerde en productieve medewerkers, die alleen als ze echt uitzonderlijke situaties tegenkomen de hulp inroepen van de key-users. Dat zorgt ervoor dat de gedroomde omzetplus en efficiencyverbetering dan toch in zicht komt.
Nog niet overtuigd? Vraag dan hier een demo aan over werkplekleren en digitale adoptie.
‘Tell me and I will forget, show me and I may remember, involve me and I will understand’