Bedrijven, zorginstellingen en overheden investeren al jaren massaal in software. Een ERP-systeem, CRM-pakket of administratiesoftware is echter geen wondermiddel. In het beste geval kun je er een beetje mee ‘toveren’, maar dan moeten gebruikers wel precies weten wat je ermee kunt. En hoe je ermee omgaat. Omdat het juist daar vaak misgaat, is Permento in 2017 begonnen met werkplekleren en on-the-job begeleiding. En met succes!
Digitale adoptie
Tijdens ons leven vóór Permento waren we onder andere actief in performance management. In die tijd hebben we talloze IT-projecten jammerlijk zien falen. Dat kwam onder meer tot uiting in een ROI die ver onder de maat bleef. Dat lag niet aan de software, want het ging vaak om gerenommeerde pakketten. En ook niet aan de implementatie, want de digitale transformatie was in veel gevallen juist prima voorbereid. Het struikelblok was telkens weer digitale adoptie, of omarming, en vooral het ontbreken ervan. Dat had, en heeft, voor een deel te maken met onderschatting van de complexiteit van de software. Die gaat veel verder dan het gemiddelde appje in de Apple App of Google Play Store.
Gefrustreerde gebruikers en overbelaste helpdesks
Met de standaard handleidingen en knoppentrainingen van de meeste softwareleveranciers krijgen gebruikers het lek doorgaans ook niet boven. Te meer omdat pakketten vaak meerdere toepassingen hebben en iedere organisatie weer net iets anders in elkaar steekt. Gevolg: overbelaste helpdesks en supportafdelingen, gefrustreerde gebruikers en haperende productiviteit. Iedereen tijdelijk de schoolbanken weer injagen is evenmin een optie. Met honderden tot duizenden medewerkers mag je dan zodra corona onder controle is Ahoy of Ziggo Dome wel reserveren. En je bank even lief aankijken. Daar komt bij dat keer op keer blijkt dat werkplekleren en on-the-job begeleiding veel effectiever zijn dan het eenrichtingsverkeer van klassikaal lesgeven.
Digitaal Adoptie Platform (DAP)
Om af te rekenen met al deze frustraties, hebben we het Digitale Adoptie Platform Permento ontwikkeld. Permento is een tool om voor elke denkbare software, toepassing en branche online gidsen te (laten) bouwen. De tool herkent vervolgens automatisch welk pakket of applicatie geopend is en legt de gebruiksinstructie er als het ware overheen. Die ‘instructie’ bestaat uit een geheel van hulpmiddelen, inclusief interactieve gidsen, simulaties, FAQ’s en tutorials. Om het de gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken, is in het ontwerp veel aandacht besteed aan de gebruikerservaring. Leren moet namelijk ook gewoon leuk zijn.
Werkplekleren
Deze vorm van werkplekleren resulteert in zelfredzame medewerkers die zelfverzekerder zijn, minder fouten maken, productiever zijn, zelfstandiger werken en uiteindelijk blijer en loyaler zijn. Maar wie zou dat niet zijn als je tijdens je werk een beetje kunt ‘toveren’. Wat dit voor tastbare resultaten oplevert, leggen we graag uit in een volgende blog.